Puesta en marcha de un sistema de gestión documental: El inicio

Hoy en día, toda clase de proyecto supone un alto volumen de documentación e información: informes de reuniones, propuestas, requisitos funcionales, necesidades del cliente, planes de pruebas, especificaciones de diseño, guías de instalación, guías de usuario, notas de prensa, manuales de formación, resúmenes de servicios, folletos de Marketing, notas de la versión o modelo del producto, etc. Aparte, dichos documentos durante un mismo proyecto, son actualizados varias veces. Con tal volumen de información, tanto en formato digital como en el clásico papel, está claro que un proceso adecuado de gestión documental y un control apropiado, son importantes para obtener un enfoque correcto, garantizando documentación de calidad.

Aunque muchas firmas se embarcan en la búsqueda de un software de gestión documental, no es tan fácil optimizar los procesos en la empresa. No basta un software que se adapte a las necesidades del negocio. Se debería empezar desde cero. Lo que significa que, Antes de que cualquier sistema documental se implemente, Dicho procesos han de estar bajo el control de la empresa mediante una política de gestión adecuada.

De esta manera, con una bien controlada documentación, una corporación se asegura de que sólo se utilice y publique información actualizada, restringiendo el acceso a información clasificada a quienes verdaderamente precisen acceder a esta y de esta forma se evita el desperdicio de recursos en el manejo de información de menos importancia, por citar unos casos.

En este sentido, debemos reiterar que, en lugar de crear más trámites, mantener bajo control la documentación empresarial equivale a homogenizar los procedimientos de aprobación, desarrollo, emisión, mantenimiento, cambio, distribución, distribución, almacenamiento, seguridad y uso de los documentos. Para tener la documentación bajo control, es necesario delinear una estrategia, crear un proceso que se adapte a esa estrategia y poner la marcha.

Perfilar una estrategia de gestión documental

Una estrategia de gestión de documental debe contar con un procedimiento que perfile los procesos que intervienen en el desarrollo de documentación. Este procedimiento suele variar, no obstante, suele incluir los siguientes elementos:

- Programación de la nueva documentación: presupuestos, autorización, definir la necesidad real, etc.

- Creación de documentos: que los elabora, como son elaborados, formularios, diagramas, los convenios para pruebas, etc.

- Normatividad para el contenido y formato, diagramas y formularios.

- Convenios de identificación de los documentos.

- Directrices sobre la fecha usada: fecha de aprobación, fecha de emisión, fecha de distribución.

- Revisión: quien los supervisa.

- Aprobación de documentos: cómo se da la aprobación y quien los aprueba.

- Publicación e impresión: quienes la realizan y quienes la controlan.

- Proceso de distribución: que la realiza, quien la controla y quien la decide.

- Uso de los documentos: restricciones y copias sin autorización.

- Revisión de solicitudes de cambio: quien implementa y aprueba el cambio.

- Forma de indicar los cambios: nuevas ediciones, subrayado, anotaciones en el margen, etc.

- Cambios en documentos emitidos: estado e instrucciones.

- Indexación de documentos.

- Seguridad para situaciones de copias, modificaciones no autorizadas, incendio, virus y robo.

- Almacenamiento de documentos: borradores, originales y copias.

Muchos de estos procesos se pueden automatizar mediante un software de gestión documental óptimo. Las tareas que se harán de forma manual, por empleados de la empresa, deberán ser definidas detalladamente en un procedimiento.

Definir un procedimiento de gestión documental - pautas

Cuando definimos el proceso de gestión de documentos, debemos primero identificar a quienes participarán en los procesos. Son las personas que crean los documentos, las que los revisan - normalmente expertos en la materia - y aquellos que validan la versión final.

Es muy importante la revisión de documentos, pues nos asegura que los documentos sean evaluados por personas capaces cuyos comentarios son valiosos. Por otra parte, la elaboración de una política de aprobación de documentos en un proceso de gestión documental tiene también gran relevancia, puesto que supone que quienes están autorizados para tal fin se han puesto de acuerdo en el contenido del documento antes de que sea publicado.

Otro aspecto a tener presente en un sistema de gestión documental es que cada modificación debe reflejarse en el número de revisión. Parece lógico, pero se cometen muchos errores en la edición y el envío de documentación al desconocerse si es la última versión. Por lo mismo, es de gran importancia que todas las modificaciones estén correctamente identificadas en el documento, registrando anotaciones de los cambios en el margen, subrayado, etc. Asimismo, es necesario, al evaluar los cambios, también evaluar el impacto de estos en otras áreas.

Para terminar, hay que mencionar que la información debe ser almacenada en un servidor de gestión documental al que tengan acceso todos los usuarios. Para mantener la seguridad de la documentación, en base al perfil individual de cada usuario, se deben configurar los permisos para dichos usuarios.

Para resumir, se puede afirmar que un procedimiento de gestión documental correctamente definido ahorrará esfuerzo y tiempo, logrando que los documentos tengan mayor calidad. Perfeccionar la gestión documental no implica solamente contar con un buen software, sino que hace falta empezar con la regulación de todos los procesos implicados - aprobación, desarrollo, publicación, etc. - con la finalidad de obtener mejor calidad.