Ventajas de la gestión documental para el sector bancario

Según los últimos estudios llevados a cabo por Forbes, el sector bancario se encuentra entre los principales mercados verticales, con un mayor potencial de crecimiento en cuanto a inversión en IT se refiere. Esto se explica, en vista al gran volumen de transacciones diarias y al interés de los bancos por perfeccionar sus procesos.

Aun así, incluso con las mejoras en gestión y manejo de datos, un volumen importante de comunicaciones externas e internas con clientes o bancos, siguen realizándose en papel. Dichos documentos empresariales están con frecuencia almacenados en antiguos sistemas de gestión documental.

Por tanto, la necesidad de una gestión de documentos más eficiente se ha convertido en uno de los objetivos primordiales para cualquier banco. Ya sea impulsado por la necesidad de agilizar procesos básicos, como préstamos y apertura de cuentas, o para satisfacer demandas internas de la empresa, toda entidad dentro del sector bancario requiere de soluciones de gestión documental para la buena marcha empresarial.

Beneficios principales de la implantación de un sistema de gestión documental bancario

Tanto las instituciones bancarias como sus clientes se verán beneficiadas por la implementación de una adecuada solución documental. Las ventajas principales son:

- Ventajas financieras: La administración y transferencia de gran cantidad de documentos como notificaciones, extracto se cuenta, etcétera., supone un elevado coste para las entidades financieras. Es posible disminuir estos gastos si se emplea un sistema de gestión documental adecuado.

- Economía de tiempo para el banco: Lidiar con documentos financieros en papel, implica el empleo de recursos para distintas actividades manuales, como el ensobrado previo al envío por correo postal. Un sistema de software documental adecuado eliminará gran cantidad del papel y, del mismo modo, otros procesos manuales. Consecuentemente, La entidad podrá emplear mejor los recursos, y emplearlos para procesos más relevantes.

-Economía de tiempo para clientes: Con un efectivo sistema documental, las entidades bancarias podrán ofrecer a sus usuarios, de una forma eficaz y rápida, toda la información requerida. Por tanto, los usuarios podrán acceder vía web, a esta información, lo por lo que habrá menor tiempo de espera y, por tanto, hará que los clientes estén más satisfechos. También será posible, firmar electrónicamente documentos bancarios, con lo que los clientes ahorran, nuevamente, tiempo y costes.

- Normativa: Es de suma importancia para toda entidad bancaria, el cumplir con la normativa legal y permanecer actualizada. No obstante, esto puede ser complicado cuando muchos de los documentos están en papel y cuando la verificación del cumplimiento de estos reglamentos y normas sea manual. Un adecuado sistema de gestión documental soluciona estos requerimientos, protegiendo los datos de sus usuarios.

- Auditoría electrónica: Las auditorías externas e internas son procedimientos que emplean los bancos como diagnóstico, así como para registrar de forma exacta las transacciones financieras. Estas auditorías se realizan de manera más eficiente y con mucho menos errores cuando se utiliza un sistema de gestión de documentos adecuado que permita realizar un seguimiento preciso de las operaciones realizadas.

- Mejor flujo de trabajo: En un sistema documental electrónico, la designación de cada flujo de trabajo es más ágil y eficaz, pues los empleados, pueden hallar con mayor facilidad la información, sin descuidar el cumplimiento de procedimientos y protocolos.

- Beneficios ecológicos: El cambio a un sistema de gestión documental electrónico, aporta beneficios ecológicos. Al disminuir el consumo de papel, disminuye también la tala de árboles y la contaminación por residuos y productos químicos.

Claves en la aplicación de un sistema de gestión documental

Los pros de un sistema de gestión documental adecuado son evidentes, pero a la hora de optar por una solución u otra, un banco debe tener en cuenta las siguientes pautas:

- Hace falta centrarse en la información subyacente más que en el formato del documento.

- Los activos existentes deben ser aprovechados al máximo.

- Las arquitecturas deben ser fácilmente integrables.

- Son importantes, tanto la facilidad de uso como la flexibilidad.

Los documentos bancarios suelen ser pesados. Por lo tanto, en el sector bancario, la tecnología avanzada para gestión de documentos es muy importante. Un adecuado sistema de gestión documental generará ventaja diferencial para la entidad bancaria, generando así, una adecuada protección de la confidencialidad, optimización de operaciones TIC y un mejor servicio al cliente.

Resulta obvio, que el sector financiero debe adecuar un sistema de gestión documental de forma tal que logre beneficiarse con las ventajas que este ofrece. Un sistema que facilitará al banco y a sus clientes, un acceso más eficiente a los documentos y además, garantizará simultáneamente más seguridad.